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企业如何落地项目制工作法?

关于项目制工作方法,就是在一个这么复杂的组织里,如何通过工具来让目标更好地落地,并持续打造多元化的组织,那么为组织提升信息利用效率就愈发重要。资深数字化管理师为大家分享以下经验:

 

 

在我们日常办公中,信息密集,高频的沟通和协作场景就是知识管理、任务协作和会议,集团效能工程和钉钉协同办公一起打造三大协同办公产品在阿里的应用和实践 - 钉钉文档、钉钉项目和钉闪会,基于统一的钉钉底座,完成各个场景和工具的串联,形成一整套的协同办公方法和工具!

 

 

企业内部该怎么思考和拆解策略?

阿里巴巴项目制工作方法,并结合阿里内部情况,整体框架如下:

 

大家都很熟悉的钉钉Teambition,是市场上的项目协作工具,如今也已经充分与钉钉打通,作为一个集任务与项目管理于一体的协作平台,通过各行各业、包括阿里巴巴沉淀的先进协作理念,让企业的目标真正得以落地,也将各类分散的信息转化为可管理的项目和可跟踪的任务,人人轻松可访问,进展随手可获取。

和大家一样,阿里巴巴也在深度使用 Teambition 进行各类项目和任务协同,包括从 OKR 到关键项目的拆解、项目管理&协同在线化&透明化、及时管理项目进展和风险等等,除此之外,在阿里内部我们还有很多创新的玩法,例如收集表、项目全景、Teambition 强大的开放平台能力跟业务系统打通等等,极大提升了项目管理&协同效率!

在日常工作中,Teambition 承载了整个集团效能工程的核心项目管理,我们先会对 OKR 进行拆解,把财年的关键工作和重要战役,都一一落实在 Teambition 上建立了专项空间,包括多条产品线的的产品规划和研发流程、运营推广、与兄弟团队的协同、团队内部工作管理,甚至 outing 的策划组织……现在都通过 Teambition 来管理!

核心同学一起完成从 OKR 到核心项目的拆解和明确,这本身也是一次形成共识和聚焦的过程:

1.所有明确的项目责任到相应的 PD,PM,全部上 Teambition 管理;

2.明确相应的数据指标和数据看板来做分析和调整(凡是不能被量化的都无法增长);

3.深度打通 OKR 和 Teambition,可以直接在 OKR 系统上拆解到关键项目,也可以从 Teambition 项目上反向关联 OKR;

这几步对阶段性做规划、目标和保障目标落地,让团队对大家统一的目标有共识有过程参与,起到了非常重要的作用,极大提升了团队同学的团队融入感和凝聚力,也能激发大家一起共同参与!

OKR拆解到关键行动和项目,项目进展一目了然,让OKR目标落地有保障!Teambition 项目内反向关联 OKR,项目承接哪些目标一目了然,让项目组同学脚踏实地的同时,也要抬头看天,知其然更知其所以然!

 

 

以「事」为中心,通过 Teambition 项目把事(任务)、项目成员(群聊)、过程中的知识(知识库)串联在一起,为企业沉淀数字资产!

 

 

 

项目跟进&项目例会如何更高效地开展?项目全景一目了然!

 

 

通过收集表应用,支持表单创建任务,汇总各处的问题反馈、需求,落实到后续的工作流中高效跟进;Teambition 有强大的开放平台能力,提供组件直接跟不同业务系统打通,极大提升了项目管理&协同效率!

 

 

光有工具是不够的,方法+工具+实践一整套解决方案和业务价值才是企业追求的,所以我们沉淀和组建了效能白皮书和效友会,吸引更多业务和高效能人士跟数字化管理师们一起探索和分享经验!大的目标和关键项目明确之后,Teambition 也越来越多渗透到大家的日常团队管理、协作管理中,也越来越有 项目制工作方法+效能工具 使用的意识和习惯。

如何通过项目制工作方法和工具来做团队管理和自我管理

 

团队日常需要跟踪的任务都会落实到 Teambition 里责任到具体同学来跟进,并且一定要有计划性,否则就拖沓下去了!计划性的思考有如下几个方面,在内部打磨和锻炼,所以整个团队的计划性、确定性提升了非常多!

1.Who:谁来负责做这件事情,TA 就是一个小 PM,我会记住该找 TA,别人在任务上也能看出来 TA 是 owner;

2.What:共同的目标是什么,大的我会给出我要的目标,具体的执行策略和节奏由同学自己拿主意,也可以跟我讨论和商量;

3.How:有的时候我布置的任务会比较「大」,其实需要团队多人参与,这个时候我会要求他们把这个大的工作拆解成不同的子任务,标记清楚截止时间,彼此商量好依赖项,这样我在过信息时,看一眼就能大概清楚事情的走向;

4.When:里程碑计划&甘特图,有了更多计划性,就不用像老妈子一样天天跟在屁股后面问了;

以前经常我我追着大家要进展,要求落实到任务,现在逐渐养成习惯后,我经常是「被」加入到任务中,大家要找我干活,也会直接给我布置任务,重要的信息会用 Teambition 的评论中@直接推送到钉钉私聊的功能来呼唤我,各种信息都是主动来找我,而不是我去找信息,这点非常重要;

 

如何转变大家的工作意识和方式,培养团队的项目制工作法习惯?

 

指定了关键项目的 PM 同学,让他们真正用项目管理的视角和 ownership 来对待自己手上负责的工作。PM 其实也不是专职的项目管理出身,都是技术、产品、运营同学兼任,他们会把最新的项目情况同步到 Teambition 的项目状态里,我从这里直接查看进展和风险,例如延期发布等,不用等到抓人来汇报,我可以主动了解情况并及时介入,推动解决。

在我们团队,我们有如下共同约定和要求:

1.BUG 日清不过夜,从用户视角来思考,替他们多想一步;

2.风险一旦被识别,及时同步并给出原因和解决方案;

3.遇到问题,例如发布可能逾期,就及时抛出来大家一起讨论;

4.有需要我知道,或者出面进行推动协调的,第一时间在任务里@我;

这些都离不开好的工具帮我们进行数字化的整理和同步,我们也在不断地深度使用 Teambition,摸索出来越来越多的好用的功能,当然也会给他们直接提建议,也邀请他们一起来还原场景,给出解决方案,并且通过 Teambition 来跟踪,不断打磨产品!

于此同时,我们还在推行与倡导「在线价值分」:

「在线价值分」是工作方法的一套衡量体系,我们提倡的工作方法是:OKR在线&咬合+项目在线&协同+知识在线&沉淀,其衡量标准主要分为三层:

 

 

 

通过「在线价值分」,鼓励大家办公与协同行为在线,沉淀更多最佳实践,同时让大家的工作被看见&可衡量,同时也为公司沉淀更多宝贵的数字资产!

 

自我践行,每天高效一点点,以上就是数字化管理师的分享。从自身开始,先改变自身的工作意识和工作方式,高效的工具用起来,一起打造更高效的团队共同学习。生命不止,学习不止,探索不止,「项目制工作方法」和如何通过数字化工具在团队内部推广新的工作方法,建议大家尝试起来。作为管理者,一定要想办法把自己从锁碎的跟踪和长时间无效的会议中解放出来,培养起大家高效提炼的新工作方法,也有助于培养更精准的表达;让大家把日常工作都落实在 Teambition 上,通过数字化工具协同和跟进事项进展,团队更加开放透明,以下几点推荐给大家!

1.OKR & 进展:统一目标共识&做好目标过程管理,双周更新进展,分享给整个团队,增强互动;

2.Teambition 核心项目进展:明确项目里程碑计划和任务依赖关系,双周更新项目进展,风险及时发现和应对‘

3.需要讨论的任务:随时加管理者为参与者需要管理者优先关注的信息:通过评论@推送,第一时间沟通和尽可能少的miss掉关键信息;

4.重要的风险和紧急问题:在任务中即时通知给管理者,整体的方案和复盘,通过文档沉淀在知识库中。

 

原文:No.1-阿里集团如何落地「项目制工作法」  https://alidocs.dingtalk.com/i/p/nb9XJl7k8dxRPGyA/docs/jQPRqwxd3NLWjv46EPOdWYK6lrGM4795?dontjump=true

创建时间:2022-12-31
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