建筑设计行业数字化转型解决方案_利用数据工厂打通各部门数据

项目管理，商务管理、财务管理，在数字化转型之前都由各部门员工用EXCEL表格来进行统计，数据容易出错，人员离职以后数据丢失时常发生，公司每个部门都有管理上的难点，沟通靠吼，数据靠写。

 

 

大成国际工程有限公司

公司于1998年12月09日成立，具有设计建筑设计“甲级资质”，城乡规划及园林设计、装饰工程设计、工程项目管理、工程监理、工程总承包、与建筑工程有关的技术开发咨询服务等各种有资质的公司。

 

业务/管理需求

项目进度统计难，每日用EXCEL表格在钉钉群里面在线编辑，数据不便于统计，无法形成数字化的计算，得不到想要的结果。

合同管理、收款、开票等等长期以来都是商务专员统计，数据长期核对不上，公司相关领导怨声载道。

分公司众多，且在不同的城市，财务管理纸质报销，付款等需要邮寄或者照相，不方便存档和查询。

每个分公司的项目，合同，收款，财务等数据庞大，以前的数据都由人工用EXCEL表格填报汇总，数据不准确，和分公司对账一直都扯不清楚。

结合以上公司管理上的痛点，公司在企业管理上需要一款能够把项目管理，财务管理，商务管理，进度管理，分公司管理结合在一起的数字化管理系统。

 

解决方案

大成国际从钉钉的应用程序中接触到了“零代码”，零代码就可以搭建自己需要的管理系统，他们抱着试一试的心态成为了零代码搭建平台的内测用户，根据公司各个部门的管理层和IT部门讨论后逐步搭建了，项目管理、商务管理、财务管理、会议管理、综合管理、进度管理、质量管理等应用模块。

 

 

首先，搭建基础信息：

建立基本信息填报表单，例如：分公司信息，项目费率，客户信息，项目信息等基础信息的收集，用于商务、财务、模块调用基础信息。

 

 

第二步，搭建商务管理：

建立合同表单，分包表单，收款表单，开票申请等，利用“跨应用”功能调取“基础信息”模块里面数据来实现商务管理各个表单的填报与计算，形成了集投标，客户管理，合同管理、收款、开票等集成化看板，完成了公司对上游单位的汇算和统计。

 

 

第三步，搭建财务管理系统：

建立财务付款类的合同信息，付款按照合同节点进行对外支付，项目收入以外的其他收入信息， 付款，报销，借款等财务表单线上填报，利用“自定义打印模板”做出财务需要的凭证样式，实现了纸质化到电子化的完美转型，还有我们把银行的期初数据做进系统，老板能实时查到到公司所有账户余额。

 

 

第四步，项目进度搭建：

设计项目分配表单，用子表单填报多组数据，跨应用获取基础信息模块的内容，利用智能助手把数据拆分成每一条，通过员工每日填写项目每日进度表获取最新数据，形成项目整体进度数字化统计。

 

 

最后，搭建分公司管理系统：

首先通过项目管理，商务管理，财务管理，进度管理等的表单填报信息收集数据，所有的表单都是流程表单，各职级部门和领带都签字审批，结合“企业互联”功能打通了上下级的各个分公司流程问题，利用“数据工厂”进行汇总计算，形成了每个分公司的独立核算体系。

 

应用场景

场景一：分公司数据管理

痛点：分公司数据管理痛点，每个分公司的项目，合同，收款，财务等数据庞大，以前的数据都由人工用EXCEL表格填报汇总，数据不准确，和分公司对账一直都扯不清楚。

解决方式：这个系统没有填报表单，全部数据都来源于各个模块，通过数据工厂进行汇总和计算，例如：每个公司的期初数据，项目收款，付款，报销，返款，代付款，内部借贷，管理费，开票等等多达24个表单，每个表单通过数据筛选后追加合并，再通过字段设置进行计算，最终利用“数据工厂”强大的数据汇总能力进行逻辑计算，形成了每个分公司的独立核算体系。

场景价值：这个体系是公司的重点搭建对象，集合了多个部门协商汇总，耗时一个月，完成搭建以后总公司和各个分公司之间的数据不再需要一笔一笔的通过好多EXCEL表格来核对，每个分公司都可以看得到自己的数据明细，减少了至少3个人工成本，数据也保存完整，每一笔数字都可以得到查询，数据才是无价的。

 

 

场景二：财务管理

痛点：分公司众多，且在不同的城市，财务管理纸质报销，付款等需要邮寄或者照相，不方便存档和查询。

解决方式：制作付款，报销，借款等财务表单线上填报，设置基础信息，例如预算编制，财务科目，期初数据，常用账户导入等，用于填报付款，报销等表单填报时自动获取相关信息，按照财务科目计算成本分类，还有建立财务付款类的合同信息，利用“企业互联“让下游单位进行线上填报申请，完成流程审批，从而计算出下游每个单位的合同金额，已付金额，未付金额，发票情况等数据的汇算和统计。

 

 

场景价值：财务线上使用以后我们公司的财务对账轻松了许多，每一笔要查询索引一下就出来数据，节约了时间成本，邮寄费用、财务数据也保存完整，利用“前端事件”做了自动审核票据功能，降低了财务风险。

 

场景三：商务管理

痛点：合同管理、收款、开票等等长期以来都是商务专员统计，数据长期核对不上，公司相关领导怨声载道。

解决方式：建立合同表单，分包表单，收款表单，开票申请等，利用“跨应用”功能调取“项目管理”基本心里表单的部分数据来实现商务管理各个表单的填报与计算，利用“聚合表”和“数据工厂”进行数据汇总分析，通过仪表盘展示分析结果。

 

 

场景价值：商务系统上线以后对合同，收款，未收款，开票等数据的收集汇总和分析得到的结果公司的领导是完全满意的，能实时体现公司运商务的各项数据和分析，为公司运营提供了强大的数据支撑。

 

总结与展望

大成国际从2019年开始，公司结束了“沟通基本靠吼，协作基本靠走，流程基本靠给，数据基本靠写”的时代，形成了集行政、人事、商务、财务、项目、进度、分公司管理及上下游公司的数字化集成管理体系，各个板块约节约了35%-50%效率和人力成本。

数字会比较志型让公司达到了一个新的高度，因为要把管理和计算逻辑想清楚以后才能通过工具来实现，大成国际从内测用户一路走来，见证了数字化的发展与创新，他们也从一家付费用户，变成了三家付费用户，因为这个产品是公司发展数字化管理所需要的产品，未来大成国际也将一起与“零代码”一起持续合作，一起创新，一起迈向未来，合作共赢。