大型项目数字化管理解决方案

一年一度的 Teambition Day 是 Teambition 最重要的用户大会和品牌活动。如同组织任何大型活动一样，Teambition Day 的筹备过程是一系列复杂协作：市场部不仅需要管理多家外部供应商，还要与设计、产品、销售、客户成功及行政等部门一起准备各种事项。使用 Teambition 这一活动管理利器，让筹备变得轻松、高效、有序。

痛点

1．与多家 Agnecy 合作总是要建很多微信群，说很多遍相同的话，把同一份资料转很多次，整个沟通过程十分低效；

2．筹备事务繁琐，成员难以理清彼此负责的工作，也无法实时同步进展；如果彼此之间的任务有依赖关系，一旦没有衔接好，可能会影响整个筹备进度；

3．总是需要做一堆大大小小的表格，来管理排期、物料、媒体等筹备事项，手工维护费事费力，更新需要口头通知；

4．围绕设计稿的修改和沟通通常很低效，主要原因是隔空不易表达清楚意思，而每次都找设计师开会面谈又太费事；

5．大量文件需要反复传递、修改、再传递……不仅效率低，也容易搞混，几经来回很可能已经分不清「最新版」；

6．「用户邀约」需要销售部门与客户成功部门一起参与，以往总是通过开会、邮件和微信群低效同步信息，而且信息散落在各处也不便收集；

7．现场工作人员的招募和管理缺乏高效的组织方法，只能基于邮件、群聊、点对点沟通，过程总是很繁琐；

解决方案

1．在 Teambition 建立一个公开项目，加入 Agency 成员，各种资料在直观的看板上有序组织，如有更新也可以实时同步给所有人；

2．通过 Teambition 的规划和分配任务，成员通过看板知道各个筹备事项的负责人、时间节点、进展和上下文，一切心中有数，随时把控筹备节奏；

3．Teambition 提供多种「视图」，可以替代各种表格，比如使用「看板」组织任务，使用「时间试图」查看进度，使用「表格视图」检查物料；

4．Teambition 独有的圈点功能，可以在预览图上直接「圈」出需要修改的地方，还可以与设计师围绕修改点进一步沟通；

5．Teambition 文件里的更新版本功能可以直接上载最新版文件，文件的参与者会同时收到更新通知，成员可以按需下载，并且下载的始终是最新版本；

6．使用 Teambition 轻松组织跨部门日程，高效管理会后的执行、跟进，大家在一处，围绕邀约事项高效沟通；

7．巧用 Teambition 的任务能力，只需为此建立一个任务，就能轻松完成招募、统计、人员变更、通知消息等；

以前，你可能需要这样把 logo 文件发十几遍。

Teambition Day 涉及与多家 Agency 合作，此次我们在 Teambition 中建立一个公开项目，将活动信息、品牌资料和设计素材都放置在项目中，通过看板分门别类地组织、呈现。我们邀请合作伙伴加入这个项目，大家可以快速全面地了解我们的品牌调性和需求，市场部同事也省却了大量的重复沟通成本。

合作伙伴可以快速找到一切所需资料，这个项目可以复用，继续开放给媒体、合作供应商等。

Agency 成员轻松获取所需源文件，而且下载速度真的很快。

告别传统方式，告别 Excel 表格，使用新工具高效组织筹备事项

是时候，告别这样的传统筹备方式。

通过「看板」组织分配任务，筹备事项一目了然

活动策划、视觉设计、嘉宾邀约、主题演讲、纪念品等各类筹备任务被分门别类地组织、呈现在看板上，所有事项一目了然。每一项任务都被分配到人，设置好时间截点，大家在一个工作台上实时协同筹备情况。

筹备情况实时协同，知道「谁」在筹备「什么」

一键切换至「甘特图」，有序管理任务排期

活动筹备事项总有轻重缓急，有些内容必须提前准备：比如主视觉必须在某个时间点前被确定，才能及时制作和推送邀请函；手册必须在某个时间完成设计才能赶上印刷交付…… 一旦错过时间节点就可能无法赶上活动。此时我们使用 Teambition 任务的时间视图，可以直观看见筹备任务的先后顺序、所需花费的时间和截止时间，有条不紊地把控好筹备进度。

对照甘特图，有序组织每项事务的推进。

使用「表格视图」查看物料筹备

活动涉及大量物料制作，比如 Teambition Day 现场设有「纪念品周边店」，为来宾提供多种 Teambition 纪念品选择，包括摄影书、T 恤衫、布袋、明信片等。我们无需为此单独制作一张 Excel 表格，直接从看板视图一键切换到表格视图，包含执行者等信息的物料列表瞬间生成。

表格视图可以替代 Excel 表格，特别适合用来检查物料准备。

高效协作内容稿件，整个筹备省力一半

活动筹备涉及大量稿件内容，比如微信长图文、海报、各种宣传文案等等，市场部必须高效组织这些内容的创作、沟通和修改。此时 Teambition 强大的文件能力成为事半功倍的保障。

与设计师高效沟通

我们对 Teambition Day 的所有出街内容都有很高要求，这就涉及到设计细节的多次修改，被频繁使用的「圈点」功能，是与设计师的沟通神器。

直接在线「圈」出修改点，并且可以继续回复讨论。

随时获取最新文件

在以往，被频繁修稿的各种稿件总是散落在微信、网盘、邮件附件中，不仅找起来费时费力，也很容易弄错版本。而 Teambition 提供十分强大的文件管理能力，我们在项目中始终能够快速找到所需的最新版本。

使用「更新版本」功能，告别 v1、v2.....v10 。

所有活动相关文件都沉淀在项目中。

繁琐的邀约嘉宾和志愿者招募，其实可以很简单

如果使用邮件来沟通邀请进展…… 是时候告别 Re: Re: Re: Re: Re 了。

建立一个「日程」就能完成客户邀请统计

客户邀约通常需要市场部联合销售等部门一起完成，你可能需要使用微信群频繁@所有人、多次群送邮件、导出很多次 Excel 表格才能完成邀请和统计。我们在 Teambition 上建立一个会议日程邀约相关同事沟通邀约事宜，而之后分享邀请信等文书或者沟通最新邀约情况，都在这个日程下进行，所有参会同事都会及时得到通知。

邀约进展都在这个日程下更新，同事们有任何问题可以留言反馈。

建立一个「任务」就可以完成志愿者招募

公司内部志愿者的鼎力相助是活动成功的保障之一。使用 Teambition 发起和统计招募十分简单,我们建立了一个志愿者任务，有意向参加的同事只需以自己的名字创建一条子任务，即是完成报名，这样就免却了电邮来往确认报名，而负责人也不需再做有关志愿者的表格。后期如果需要组织志愿者开准备会议或者传递资料，可以在这个任务卡当中继续沟通。