设计服务行业数字化转型解决方案

随着业务的不断发展，PP 酱在「项目管理」、「服务流程」和「跨区协作」等方面面临诸多挑战。PP 酱的服务都是在线沟通完成，存在了跨地区合作、多部门参与以及多项目同时管理等问题，使用 Teambition 将这些难题逐一化解，公司的业务发展也随之进入另一个新阶段，实现更高效的协同办公。

PP 酱

「PP 酱」是一家专门为企业定制 PPT 和 Keynote 的创新型设计服务公司，服务过阿里巴巴、希尔顿、苏宁环球、海尔、交通银行等知名企业。

痛点

设计师分散在多个城市，异地协作不易沟通，传达客户需求时容易发生疏漏误偏的风险；

设计项目可能会临时更换客户经理或者设计师，交接工作很耗费时间；

每个设计设计项目没有标准的服务流程，既有流程的管理粒子太粗；

项目涉及到商务、设计等多个部门，大家没有统一的工作平台，信息协同不方便；

工作进度与成果都不够透明，难以评估成员表现；

大量的设计文件无处组织妥善管理；

解决方案

使用 Teambition 围绕「项目」协作，客户需求、修改意见都能及时准确传递，跨区域也可以轻松合作；

所有工作内容都沉淀在项目里，新成员可以随时查看项目信息，快速开展工作；

Teambition 的经典看板可以直观了解项目进展与任务分配，实时同步关键信息；

把设计项目拆解到多个「阶段」，细分至实际「任务」再权责到人，建立一套规范的服务流程；

通过项目统计数据形成激励和考核需要的数据支撑，形成开放和信息透明的项目运作文化；

把文件统一沉淀在项目的文件库，查找方便，版本信息都清楚显示；

多地设计团队跨城市协同

PP 酱有一部分优秀的兼职设计师分布在国内不同城市，Teambition 在跨地域的项目协作上是很好的工具。

准确传递客户需求，降低返工成本

以往在传递客户需求时总是存在遗漏和误读的风险，而降低这种风险可以大大减少返工的成本。在使用 Teambition 后，与客户沟通的信息终于不再四散各地：每个项目的客户需求和反馈意见统一放在「分享」中；如需讨论，就在项目内的「群聊」进一步沟通。

养成使用习惯后，项目组员都知道在哪里获取第一手的客户需求和反馈，避免层层转达后造成需求误读。即便设计师分布在不同城市，也能实现「协作无间」，一起服务好每一个客户项目。

「分享」相当于项目内的在线文档，支持成员在线编辑与讨论

成员习惯在这里围绕项目中的事务沟通，沟通内容沉淀在项目中，不必另建微信群或者翻看邮件寻找对话记录。

「群聊」相当于一个基于项目的微信群。

工作内容沉淀在项目中，组员变动不影响项目进度

设计类项目时常会遇到更替设计师或商务经理的情况。不同于使用 IM 通讯软件或者通过邮件沟通，Teambition 的过程内容都沉淀在项目中，成员无论合适加入都能查看到完整的历史记录，项目进展、文件分享和事务讨论都不必「再转发一次」。无论是在什么节点加入，新成员总是能够在第一时间自主获取信息，快速进入协同工作状态。

新成员加入后也能看见之前的过程

多个部门一起协同工作

借助 Teambition，PP 酱以「项目」为单位，围绕一个个项目展开工作，每个项目都会涉及到设计部、商务部、财务部或运营部等多个部门的参与。让不同部门成员在同一套规则体系、同一工作流下协作，是使用 Teambition 后才实现的工作模式。

打破部门界限，围绕「项目」协作

进入每一个设计项目， Teambiton 经典的「看板视图」可以让项目流程和任务分配情况一目了然。每个阶段中的各项任务可以由不同部门的成员负责，比如「商务沟通」中的任务执行者可能来自销售部门，而「初稿制作」中的任务由由设计部门负责。

各部门成员不仅能随时更新自己的任务信息和状态，也能同时了解上下游的工作进展，方便多部门间的快速需求对接和紧密协作。

项目的商务和设计流程都看板上清晰呈现，让来自不同部门的项目组员轻松协作。

管理者和组员都有自己的项目视角

Teambition 提供丰富的项目视角，管理者和执行组员都能找到合适自己的打开方式。

管理者使用 Teambition 的「时间视图」及时掌握项目进行总体的规划和进展

项目成员在「工作台」查看近期任务，可以直接从这里进入任务。

任务完成情况公开透明，组员自我驱动

「统计」公开透明地从项目和人员的维度来展现任务的完成情况，对于任务具体执行者来说，项目组其他成员的良好完成情况是一种变相的激励。成员自我驱动去完成更多任务，节省了以往管理人员多次提醒进度的精力，也更尊重执行人员。

各成员的任务完成情况公开透明。

有序管理多个并行项目，精细组织服务流程和文件

通过 Teambition 建立规范的服务工作流

以往为客户服务时，只有简略的几个时间节点，使用 Teambition 后 PP 酱详细拆解了合作过程中需要进行风险追溯的环节，合理地分配到各个部门，保证复盘时可以完整地再现工作流程，出现问题也可以保证权责到人。

细致地规范整个服务流程，每个关键事项都权责到人。

所有组员实时同步到最新版本文档，可追溯各个历史版本

「文件」是设计类项目的重要工作内容，能否管理好文件和文档也是确保项目有序推进的重要一环。使用 Teambition 的文件功能可以很方便地进行素材对接，最新版本的文件和文档都沉淀在项目中，实时同步给项目组所有成员；过程文件也都被保留，成员在任何时候都可以追溯到历史版本，防止设计部门出现文档异常或丢失等风险。