数字化让企业转变为精细化管理_自动化系统行业数字化转型解决方案

面对以前工作效益不可以量化的情形，青岛伊尔特自动化系统控制有限公司通过数字化转型，用钉钉进行系统管理，充分利用数据，让每件事情有据可找，实现了模糊管理到精细化管理的转变。

 

青岛伊尔特自动化系统控制有限公司

公司是为自动化领域提供视觉系统、视觉软件、视觉传感器和表面检测系统的供应商，同时也是工业ID读码器提供商，具备研发、销售、技术支持为一体的综合性的科技公司，以先进的技术实力为视觉自动化客户提供自动化工业解决方案，实现经济性实用性。

 

痛点

人情管理严重，正规化管理难以实现；

事项沟通不及时，员工工作积极性不高；

人员分散，开会培训难以组织；

业务客户往来文件资料多，没有及时整理归档，容易丢失；

 

解决方案

日志/考勤：数据可视化，让工作效益有理有据，可供查考；

DING/日历：通过DING跟进事项，及时得到反馈，同时设立日程培养员工自我安排工作的习惯；

视频会议/群直播：用线上视频会议开展丰富的培训，开会也可以随时随地进行；

云盘：为各部门、各岗位建立专用档案文件夹，将工作文件存入云盘空间，方便查询及共享；

 

数字化转型背景故事：任务拆解，高效工作

公司用钉钉做内部管理，用钉钉第三方软件做客户管理，提升了工作效率，简化了工作流程，做到了工作过程的痕迹记录，让每一项工作都有数据可以参照。

在内部管理的过程中，遇到最大的问题就是员工缺乏责任心，为了培养员工对工作的责任心，让其负责到位，公司通过钉钉日志把工作职责拆解到工作日志中，建立各样工作任务拆解项，规定每天24点前完成工作汇报。

工作任务的职责拆解，承接到完成工作后的录入填写，再难的工作也变得不难，每一个复杂的工作任务，也有目标可循的拆解记录。在这样的工作汇报设计思路下，大家对工作职责和工作任务都能明确知悉了。

客户管理过程中，我们设计采用客户事项管理方式，也就是对于客户的每次需求，公司按照流程，让事项对应到不同部门各个人员的合适时间节点，通过钉钉的任务管理和DING功能提醒每一位参与人员及时有效的跟进事项，通过日程来做整个事项跟进的最后疏通，提高协作效率。

 

 

通知到位，开会培训不愁

——员工异地办公或者经常出差，会议与培训怎么组织召开？

宁宽宽（伊尔特 人事经理）：我们的员工分布在三个地区办公，许多员工因项目原因，要经常出差，公司要想召开集体会议或者做管理培训，基本上很难召集所有人，会议管理效果非常不理想。

自钉钉上线视频会议功能以来，这方面的问题迎刃而解，下次要召集会议，只需要提前1个工作日发布公告通知，把确定好的会议的时间与主题，DING给每个员工，会议的组织工作基本就完成了。

现在有了钉钉会议，我们召开会议或者做管理培训的次数比以前更多了，而且效果比以前好，更主要的是节约了公司的管理成本，员工再也不用为了参加会议而频繁交通往来，舟车劳顿。

 

 

数据提取有依据

——各部门月末提交的报表，不及时，不准确，怎么办？

王海燕（伊尔特 财务部经理）：作为数据统计部门的管理人员，最烦恼的是各种手工报表的汇总，每逢月底经常挑灯夜战，但做出来的数据还是不准确，直到启用了智能报表并整合全体员工的工作日志、周报、月报，公司许多数据的提取就有了基础库。

月初即可轻松提取公司各类市场、销售、财务、行政费用等数据，现在基本上用1个工作日就可完成工作报表的汇总，进行张贴公示，极大的促进了公司绩效考核工作的进展，提供了及时、准确的业务处理。

 

 

资料在钉盘，安全不丢失

——公司许多纸质资料、电子文档调取容易丢失怎么办？

刘娜娜（伊尔特 客服主管）：公司业务客户有几百家，日常往来的各项文件资料非常多，由于有些资料需要和其它部门共享而没有及时整理归档，时间一长，导致有些资料没有及时归档而出现了丢失，好长时间才能找到。

后来公司启用了钉钉软件里“钉盘”模块功能，现在公司为各部门、各岗位的人员建立了专用的档案文件夹，要求员工必须将自己的工作文件（如果是纸质文件，需要扫描成电子文件）分门别类的存入自己的钉盘空间，方便大家进行共享与查询，极大提高了工作效率。

 

 

员工考勤随时跟进

——如何考核员工的考勤情况？

刘魁 （伊尔特 行政经理）：考勤制度体现一个公司的组织纪律性，在公司没用钉钉之前，公司采用的是人工考勤，总是有个别的员工不遵守公司制度，出现迟到早退现象，如果主管没有发现，伴随着侥幸心理，时间长了迟到现象越来越严重。

现在公司启用了钉钉考勤打卡功能，对公司上、下班时间，以及外出人员的管理更加规范了，月底钉钉一键导出考勤报表，用数据管理 ，以前松散的考勤管理制度漏洞一下就堵住了，也使员工都形成的良好的出勤习惯。

 

面对瞬息万变的时代，我们只有紧随时代的步伐才能跟上市场的变化，满足客户的要求是我们的第一宗旨。员工由过去的时间管理演变到现在的事务节点管理，其中需要的是可以提供系统管理的软件和管理者意识，通过钉钉数字化转型实现线上办公，线上线下实现创联互通。